Bez obzira radite li posao od devet do pet, putujete na posao ili ostajete kod kuće s djecom, svima je potrebna učinkovita metoda upravljanja svojim danom. Napokon, perfekcionizam, odugovlačenje i mit o multitaskingu vrlo su stvarne opasnosti koje čak i najproduktivnije ljude mogu zadržati na jednom mjestu. Pa, kako preuzeti kontrolu nad svojim rasporedom i stvarno obaviti stvari?
Prema ljudima poput Elona Muska i Billa Gatesa, sve se svodi na to da preuzmete kontrolu nad svojim vremenom i svojim rasporedom. Za njih koriste "mikro-zakazivanje", što uključuje zakazivanje njihovog dana u koracima od po pet minuta. Iako takva vrsta detalja možda neće biti potrebna prosječnoj osobi, još uvijek postoji lekcija za sve nas - preuzimanje kontrole nad vašim vremenom raspoređivanjem ili razbijanjem na komade ili blokove čini vas produktivnijima. A najlakši i najučinkovitiji način za to je putem "blokiranja vremena".
Zašto blokiranje vremena djeluje
Ponekad se naziva "monotaking" ili "chunking", blokiranje vremena je tehnika upravljanja vremenom kod koje se blokira određeno vrijeme da biste izvršili određeni zadatak.
Na primjer, umjesto da provjeravate telefon svaki put kad dobijete e-poštu ili obavijest na društvenim mrežama, blokirate određeno vrijeme tijekom dana kako biste uzvratili telefonske pozive, odgovorili na e-poštu i provjerili račune na društvenim mrežama.
U osnovi izdvajate određene blokove vremena za izvršavanje važnih zadataka ili projekata. Na kraju se vaš raspored dijeli na dijelove vremena u kojima se istovremeno usredotočujete na jedan zadatak ili projekt.
Ova vrsta upravljanja vremenom ne samo da čini popis zadataka lakšim za upravljanje, već vam daje i veću kontrolu nad vašim danom i pomaže vam da odredite prioritete svojih zadataka. Blokiranje vremena također poboljšava fokus i odvraća odlaganje. I na kraju dana osjećat ćete se kao da ste nešto postigli.
Argument protiv multitaskinga
Mnogi ljudi vjeruju da mogu raditi više stvari odjednom i sve to dobro. No istraživanja pokazuju da je samo oko 2,5% ljudi sposobno učinkovito obavljati više zadataka, a samo ostatak populacije vjeruje oni su multitasking učinkovito.
Zapravo, pokušaj istovremenog izvršavanja više stvari poput sms poruka i vožnje ili pisanja važne e-pošte dok uzvraćate telefonski poziv klijenta ugrožava vašu sposobnost da dobro obavite oba zadatka.
U međuvremenu, studija iz 2013. godine na Sveučilištu u Utahu otkrila je da su ljudi koji pokušavaju žonglirati s više zadataka odjednom lakše rastreseni, manje produktivni, čine više pogrešaka i postižu niže rezultate na testovima opoziva.
Isto tako, brzo prebacivanje između dva projekta također može utjecati na rezultate. Zadaće izvršavamo mnogo učinkovitije kada im posvetimo punu pažnju.Štoviše, neuroznanstvenici upozoravaju da pokušaj obavljanja nekoliko stvari odjednom ili dijeljenje pozornosti utječe na našu sposobnost izvršavanja čak i jednostavnih zadataka.
To znači da što više multitaskiramo, manje smo u mogućnosti postići. Razlog je jednostavan. Gubimo sposobnost fokusiranja, što znači da projekti traju duže nego što bi trebali.
Kako se koristi blokiranje vremena
Blokiranje vremena ili monotaking omogućuje vam da se istovremeno usredotočite na jedan projekt. Ovaj pristup ne samo da će smanjiti mentalne pogreške, već vam može pomoći osloboditi kreativnost, pogotovo jer ćete svu svoju energiju i pažnju usmjeriti u jedan zadatak u zadanom vremenskom bloku. Evo pregleda kako možete uključiti blokiranje vremena u svoj život.
Razvijte svoj popis
Započnite s izradom popisa svih stvari koje je potrebno obaviti tijekom tjedna. Navedite sve svoje radne projekte, svoje obiteljske obveze, čak i ciljeve vježbanja. Cilj je uključiti sve, od telefonskih poziva koje trebate obaviti do obroka koje morate pripremiti.
Stavite zvjezdice pored stvari koje se apsolutno moraju dovršiti, poput projekata za posao, sastanaka s klijentima i imenovanja liječnika. Obično se ovaj zadatak obavlja u petak nakon posla ili u nedjelju navečer prije početka radnog tjedna.
Odredite svoje prioritete
Nakon što se razvije vaš popis, prođite kroz njega i stavite zvjezdice po projektima koji su vam najvažniji za tjedan. Pokušajte ga ograničiti na otprilike dvije do tri stvari dnevno. Cilj je da svojim najvažnijim zadacima date glavne termine u svom vremenskom rasporedu. Također biste trebali planirati svaki dan odvojiti vrijeme za odgovor na e-poštu, uzvratiti telefonske pozive i provjeriti društvene medije.
Stvorite dnevni plan
Sljedeći je korak razmišljati o tome koliko vremena imate na dan i koliko vremena želite omogućiti za svaki zadatak s popisa.
Započnite s izradom vremenskih blokova za stvari koje svakodnevno radite, poput jutarnjih rutina i večernjih rituala, vježbanja, putovanja na posao i s posla, obroka i priprema obroka, pomoći oko domaćih zadaća itd.
Uzorak nacrta za nekoga tko vozi na posao može izgledati ovako:
- 6:00 ujutro do 7:30 ujutro Jutarnji ritual / vježba
- 7:30 do 8:00 Odvedite djecu u školu
- 8:00 do 8:30 ujutro Odgovorite na e-poštu / Provjerite društvene medije
- 8:30 do 10:30 Prioritetni projekt (umetnite jedan od svojih prioriteta)
- 10:30 do 11:00 Pauza / povratni telefonski pozivi
- Od 11 do 12.30 Prioritetni projekt (umetnite jedan od svojih prioriteta)
- 12.30 sati do 13:00 sati Pauza za ručak
- 13:00. do 13:30 sati Odgovorite na e-poštu / provjerite društvene medije
- 13:30 do 15.30 sati. Prioritetni projekt (umetnite jedan od svojih prioriteta)
- 15.30 sati do 16:30 sati Djeca se vraćaju iz škole / razgovaraju o danu
- 16:30 do 18:00 sati Pripremite / pojedite večeru / počistite
- 18:00 sati do 19:00 sati Prioritetni projekt (umetnite jedan od svojih prioriteta)
- 19:00. do 21:00 sat Slobodno vrijeme / pomoć oko domaće zadaće
- 21:00. 21:30 Odgovorite na e-poštu / provjerite društvene medije
- 21:30 do 22 sata. Večernji ritual
Naravno, ovo je vrlo jednostavan nacrt i ne bi bio prikladan za sve. Ključno je da razvijete nacrt za svoj tipični dan s vremenskim blokovima u kojima se možete usredotočiti na svoje važne zadatke ili projekte.
Ako radite u tvrtki koja ima sastanke timova, redovite treninge ili tjedne konferencijske pozive, i njih morate uzeti u obzir. Ne zaboravite dopustiti vrijeme putovanja ako imate sastanke ili sastanke kojima trebate prisustvovati tijekom tjedna. Također ćete možda trebati razviti drugačiji nacrt za vikend.
Neki će ljudi trebati svaki tjedan razviti nove nacrte. Drugi ljudi imaju vrlo strukturirano radno okruženje i mogu koristiti isti nacrt iz tjedna u tjedan. Radite ono što vam odgovara. Vi kontrolirate svoj raspored i možete ga prilagoditi i promijeniti u skladu s vašim potrebama i prioritetima.
Blokirajte svoj cijeli dan
U idealnom slučaju, nakon što dovršite svoj nacrt, moći ćete blokirati svaki dan u tjednu. Počnite sa svojim glavnim prioritetima i krenite od tamo. Na primjer, ako vam je glavni prioritet za ovaj tjedan napisati opsežno izvješće o aktivnostima do petka, razmislite koliko će vam vremena trebati da ga sastavite.
Slijedom toga, ako mislite da će vam trebati četiri sata za dovršavanje izvješća, možete planirati dva sata u ponedjeljak i dva sata u utorak za rad na izvješću. Zatim, u srijedu planirajte još sat vremena kako biste to dokazali, unijeli promjene i dovršili. Planirajući vremenske blokove početkom tjedna za dovršavanje izvješća, ne samo da sprječavate odugovlačenje, već odvajate vrijeme potrebno za fokusiranje na razvoj izvješća.
Zaštitite svoje vrijeme
Nakon što završite svoj raspored, zaštitite svoje vrijeme najbolje što možete. Naravno, pojavit će se neočekivane stvari i morat ćete biti fleksibilni. Ali odolite želji da odustanete od svog prioritetnog vremena projekta zbog nečega što može pričekati.
Komunicirajte sa suradnicima i članovima obitelji kad budete nedostupni. Zatim se prema tim blokovima ponašajte kao da se sastajete s vrlo važnim klijentom. Nitko ne bi pomislio da vas prekida tijekom sastanka. Isto tako, cilj je da vas ne prekidaju tijekom vašeg zaštićenog prioriteta projekta.
Riječ iz vrlo dobrog
Učinkovito korištenje vremenskog blokiranja može vam pomoći da preuzmete kontrolu nad svojim danom, usredotočite svoju pažnju i spriječite odlaganje. U početku će vam trebati malo pokušaja i pogrešaka da biste stvorili nacrt koji vam odgovara, ali uz malo vježbe i malu dozu strpljenja, začas ćete postati profesionalac.
Savjeti za pomoć odraslima s ADD / ADHD-om Ostanite usredotočeni na poslu
