Stvaranje sustava arhiviranja koji pohranjuje vaše papire učinit ćete sigurnim da možete brzo i jednostavno pronaći sve svoje važne dokumente. To bi se moglo učiniti očito nekome tko nema ADHD; međutim, kada živite s ADHD-om, hrpe papira, strah i tjeskobno traženje često idu ruku pod ruku kad tražite određeni komad papira.
Postavljanje i održavanje sustava arhiviranja koji vam daje mir, dobro je utrošeno vrijeme. Jedna stvar koja sprečava ljude s ADHD-om da postave sustav arhiviranja jest da se mogu osjećati neodoljivo.
Stvaranje ADHD sustava za arhiviranje
Dakle, evo 6 jednostavnih koraka za stvaranje ADHD-prihvatljivog sustava arhiviranja.
Odaberite ormar za dosijee koji vam se sviđa. Puno je veća vjerojatnost da ćete koristiti sustav arhiviranja ako vam se sviđa kako ormar izgleda. Odaberite onaj koji se uklapa u vaš uređenje doma i osobnost. Ako niste sigurni koliko će vam ladica trebati, stvorite sustav vježbanja pomoću bankarskih kutija. Stavite svoje viseće datoteke u kutije i testirajte ih 1 ili 2 mjeseca prije nego što uložite u komad namještaja.
Viseće mape. Svakom sustavu arhiviranja potrebne su viseće mape. Neka ima jednu viseću mapu po temi, na primjer "Izvodi iz banke 2016." Relevantni dokumenti mogu ići ravno u viseću mapu; ne trebaju prvo ići u zasebnu mapu.
Oznake. Jasno označite svaku viseću mapu. Možete napisati svoje naljepnice, ispisati ih ili upotrijebiti izrađivač naljepnica. Ako ne možete pročitati naljepnicu ili zaboravite označiti mapu, lako je staviti dokumente na pogrešno mjesto i tada sustav arhiviranja prestaje biti koristan. Ono što napišete na etiketi je vaš izbor. Učinite to na način koji za vas ima smisla kako biste brzo pronašli ono što tražite. Na primjer, možete napisati "bankovne izvode", naziv banke ili nešto drugo što vam znači
Organiziranje mapa. Imati ADHD znači da je vaše razmišljanje kreativnije, a ne linearno, a način na koji organizirate svoj karton može to odražavati. Vaš sustav prijave ne mora biti abecedno organiziran! Možete odlučiti grupirati sve svoje mape s financijama, sve mape sa zdravljem zajedno ili na neki drugi način koji vam se čini logičnim.
Koristite boju. Korištenje boje u vašem sustavu arhiviranja izvrsna je ideja. Osobe s ADHD-om vrlo su vizualne, pa će vam korištenje visećih mapa jarkih boja učiniti sustav arhiviranja privlačnijim. Ako slične predmete grupirate u mape iste boje, to će vam pomoći i da brzo pronađete stvari. Na primjer, mogli biste imati sve crvene mape povezane s financijskim temama.
Mape neka budu pojednostavljene. Ne pretrpavajte mape! Velike mape otežat će upotrebu sustava arhiviranja jer će biti teško dodati nove dokumente. Kao rezultat toga, možda ćete doći u napast da prestanete koristiti sustav arhiviranja.
Ako se vaše mape povećavaju, evo što treba učiniti:
- Usitnite dokumente koji vam više nisu potrebni. Na primjer: usitnite račune s kreditnih kartica odmah nakon što platite; usitniti račune, bankovne izvode, čekove / platne kartice nakon godinu dana ili kad primite W-2 izvod za tu poreznu godinu; uništiti investicijske evidencije i porezne dokumente nakon sedam godina; i uništite potvrde o prodaji nakon isteka jamstva ili dok ne saznate da vam neće biti potreban povrat robe
- Podijelite temu na manje teme. Na primjer, umjesto da sve svoje porezne datoteke stavite u jednu mapu s oznakom "Porezi", stvorite zasebne mape za svaku poreznu godinu (npr. Porezi 2016, Porezi 2015, Porezi 2013)
- U mapu stavljajte samo važne papire. Na primjer, kada primite račun, stavite račun u mapu nakon što ga platite, ali nemojte stavljati i omotnicu u kojoj je stigao.
Postavite elektronički sustav prijave. Nagomilavanje papira može postati vrlo porazno za ljude s ADHD-om, pa je druga mogućnost postavljanje elektroničkog sustava arhiviranja. Za izradu sigurnosnih kopija datoteka trebat će vam skener, računalo i vanjski tvrdi disk. Skenirajte svaki dokument i spremite ga u mapu na računalu s oznakom za različite vrste dokumenata (računi, porezi, popravke kuće itd.). Dodavanje mjeseca i godine na kraj naziva dokumenta također vam mogu pomoći da stvari budu organizirane prema datumu; na primjer Utilitybill_Nov2002.pdf. Postoje i razne aplikacije koje vam pomažu skenirati, pohraniti i upravljati dokumentima direktno na vašem pametnom telefonu ili tabletu.
