Nekad sam bio veliki obožavatelj više zadataka kad je to postalo popularna strategija za produktivnost. Ideja udvostručenja produktivnosti radeći više stvari odjednom prilično je privlačna za zaposlene ljude, a danas smo većina nas zauzeti ljudi. Međutim, nekoliko studija pokazuje da u većini slučajeva višezadaćnost može negativno utjecati na produktivnost i učinkovitost. Evo kako.
Više zadataka i vaš mozak
Fokusiranje na više zadataka odjednom, opetovano prebacivanje između dva ili više zadataka ili usredotočenje na mnoge stvari u kratkom vremenskom razdoblju može se smatrati 'multitaskingom' i svi mogu učiniti da budete manje usredotočeni i učinkovitiji od možda mislite. To je zato što treba vremena da se vaš um prilagodi promjeni fokusa; svaki put kad promijenite fokus, stvarate još jednu potrebu za svojim umom ponovno-fokusirajte se, a ovo vam može oduzeti vrijeme i energiju. To također može značiti da kada višestruko radite na više aktivnosti koje zahtijevaju fokusiranje, potrebno je više vremena nego što bi bilo potrebno da ste se usredotočili na svaki zadatak pojedinačno.
Kad višezadaćnost uspije
Kada zadatak koji zahtijeva fokus i koncentraciju grupirate s onim koji je uglavnom fizički i nešto što se može izvesti na "automatskom pilotu", višezadaćnost dobro funkcionira. To je zato što veći dio svog fokusiranja možete usmjeriti na jednu aktivnost, a drugu dopustiti sekundarno; ne trebate stalno prebacivati visoku razinu fokusa s jedne aktivnosti na drugu. Evo nekoliko primjera uparenih aktivnosti koje su pogodnije za višestruke zadatke:
- Slušanje glazbe ili audio knjiga tijekom vježbanja
- Neobavezno razgovarati dok obavljate kućanske poslove
Kad ne uspije
Više zadataka može biti ubojica fokusa i odvod energije kada pokušavate obaviti dva zadatka koja zahtijevaju svjesno razmišljanje. Evo nekoliko primjera aktivnosti koje je najbolje raditi odvojeno:
- Slušanje glazbe ili audio knjiga tijekom pisanja
- Neobavezan razgovor tijekom obavljanja domaće zadaće (osim ako ne govorite o samoj domaćoj zadaći)
Alternative višezadaćnosti
Ako vam se čini da većinu vremena obavljaju više zadataka, razmislite o tome da se odmorite od toga. Ne morate se u potpunosti odreći višestrukog zadatka, ali evo nekoliko alternativa koje možete isprobati. Pogledajte kako se osjećate kad ih uključite kada je to moguće.
Jednostruki zadatak
Kad osjetite iskušenje da previše aktivnosti strpate u isti prostor, dajte si dopuštenje da odaberete najvažnije za trenutak i usredotočite se samo na to, ako je moguće. (Možda ćete trebati izraditi plan za vrijeme kada se možete pozabaviti ostalim aktivnostima koje trebate poduzeti prije nego što ih možete raščistiti s uma, ali ovo je dio procesa. Više o tome potražite u "komadanju" u nastavku.) Ako postoji jednostavno je previše stvari za napraviti, možda ćete trebati smanjiti neke svoje odgovornosti. (Ne brinite, doći ćemo i do toga za minutu.)
Fokusiranje na jedan zadatak odjednom, kao što je spomenuto, zaista vam može uštedjeti vrijeme, pa se isplati steći naviku usredotočiti se na jednu stvar što je više moguće ili onoliko koliko to ima smisla.
Upotrijebite "Chunking"
Kad tijekom dana imate mnogo zadataka, 'komadanje' je korisna strategija upravljanja vremenom koja vas spašava od višestrukog zadatka. Koncept koji stoji iza dijeljenja je odvojiti dijelove vremena za fokusiranje na jedan određeni zadatak uz minimaliziranje prekida i grupiranje sličnih zadataka (poput provjere sve e-pošte odjednom, a ne tijekom dana) kako bi se usredotočili na sve odjednom tijekom određenog dijela od vremena. To eliminira dodatno vrijeme potrebno za brzi prelazak s jedne aktivnosti na drugu i na kraju štedi vrijeme jer se duži dijelovi dana provode s većim fokusom i učinkovitošću.
Smanjite svoj raspored
Ako vam se učini da kronično obavljate više zadataka iz nužde, jer jednostavno postoji previše posla, jednostruko zadavanje može vam pomoći (jer zapravo smanjujete sveukupno vrijeme potrebno za obavljanje stvari), ali možda ćete imati koristi od izrezivanja nekih obveze u vašem rasporedu koje nisu prijeko potrebne. Imate li navike koje iscrpljuju vaš raspored, ali ne služe vam ili obveze koje biste mogli odustati bez ikakvih trajnih, snažno negativnih posljedica? Gledajući svoje prioritete i svoj raspored, kakav je sada, razmišljate možete li smanjiti ogroman broj stvari koje trebate učiniti u danu, a možda ćete se osjećati manje stresno i pritisnuti vremenom.